Datendrehscheibe und Archiv


Das Steuerberaterportal ist im Grunde nichts anderes, als ein Cloud-Speicher im ADDISON-Rechenzentrum, in dem der Steuerberater für den Mandanten verschiedene Nutzungsbereiche aktivieren kann. Ein Nutzungsbereich ist der Bereich für Auswertungen, die der Steuerberater dem Mandanten zur Verfügung stellt. Bei diesen Auswertungen kann es sich z.B. um alle beliebigen PDF-Dokumente handeln. Somit können auch Rechnungen, Korrespondenz, Steuerbescheide und sonstige Unterlagen dorthin hochgeladen werden.

Wird ein neues Dokument hochgeladen, erhält der Mandant automatisch eine Email-Nachricht, in der das Vorhandensein eines neuen Dokumentes mitgeteilt wird. Somit ist der Mandant sofort informiert, falls es etwas Neues gibt.

Entsprechend gibt es weitere Bereiche, z.B. einen Bereich, in den der Mandant selbst Unterlagen hochladen kann, so etwa Belege, die zur Erstellung von Steuererklärungen wichtig sind. Nutzt der Mandant dabei den sog. Belegmanager, können die Belege sogar halbautomatisiert in sein Portal hochgeladen werden. iPhone-Nutzer können mit ihrem Handy Belege fotografieren und ins Portal hochladen.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich in den Bereichen Lohn, Buchhaltung, Kassenbücher, diverse Software für Zeiterfassung, Sachbezugsverwaltung, u.s.w. Die Nutzung kann individuell zusammen gestellt werden. Dabei sind einzelne Module z.T. kostenpflichtig. I.d.R. rechnet sich das, weil über das Portal das Zusammenspiel zwischen Mandant und Steuerberater über die Schnittstellen optimiert wird. Durch die gemeinsame Datennutzung im Portal entwickelt sich das Portal zur Datendrehscheibe. Da alle Daten dort gesammelt werden, entsteht automatisch ein Archiv, das höchsten Datenschutzanforderungen genügt. Hierin liegt auch der Unterschied zu Email-Clients wie Outlook oder Thunderbird. Bei diesen Email-Programmen werden die Daten meistens unverschlüsselt übertragen und befinden sich dann mit hunderten oder tausenden anderer Emails im Emailverzeichnis, wo man unter Umständen lange suchen muss, bis man die richtige Auswertung gefunden hat. Bei der Nutzung des Portals wird die gesamte Kommunikation hochverschlüsselt in einem Datentunnel ausgetauscht, so dass eine maximale Datensicherheit erreicht wird, und man weiß außerdem, dass in diesem Portal alles enthalten ist, was Steuern, Buchhaltung, Lohn und dergleichen betrifft.

Ist das Steuerberaterportal für den Mandanten frei geschaltet, entsteht seitens des Rechenzentrums für Privatmandanten eine Mindestgebühr von rund € 10,00 zzgl. USt pro Jahr. Im Rahmen dieser Gebühr ist das Hochladen von Auswertungen und Dateien bereits enthalten. Damit ergibt sich ein äußerst günstiges und völlig flexibel nutzbares Archiv. Für Unternehmen ergeben sich wegen anderer Nutzungsstrukturen andere Preise.

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