Software-Tools
Es gibt eine unüberschaubare Anzahl von Buchhaltungsprogrammen. Verwenden Sie nicht irgendeine, beliebige Software sondern setzen Sie auf bewährte Produkte, mit denen eine problemlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater möglich ist. Im semiprofessionellen Bereich empfehlen wir den Lexware-Buchhalter. Im professionellen Bereich haben Sie die Auswahl zwischen AGENDA-Software oder Addison-Software und natürlich der Software von DATEV. Zum Teil erhalten Sie die Software über Ihren Steuerberater günstiger, als wenn Sie sie direkt erwerben. Bei aller Begeisterung für die "self made - Buchhaltung" sollten Sie sich aber stets darüber im klaren sein, dass Buchhaltung nicht einfach das Eintippen von Portobelegen ist. Wer sich bei der Buchhaltung nicht sicher ist oder sich mit Buchhaltung schwer tut, sollte lieber gleich zum Profi. Fragen Sie uns; unter dem Strich ist es günstiger als Sie denken.
Zum Öffnen von PDF-Formularen bzw. PDF-Dateien benötigen Sie den Adobe-Reader, den Sie hier kostenlos herunterladen können: Download ACROBAT
Gute Alternative zur Acrobat-Vollversion
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Wenn es um PDF-Verarbeitung geht, gilt Adobe-Acrobat als der Standard schlechthin. Der Preis für eine Vollversion ist jedoch mehr als stolz. Sofern Sie nicht das gesamte Funktionspotential von Adobe-Acrobat benötigen, sondern lediglich die "üblichen" Bearbeitungswerkzeuge, können Sie auch auf andere Produkte zurück greifen. Nach ausgiebigen Tests bin ich hier bei PDF-XChange gelandet. Für den Preis einer Einzelplatz-Vollversion von Adobe-Acrobat bekommt man mit PDF-XChange-Standard schon 3 Netzwerklizenzen!
Wer übrigens das Adobe-Produkt nicht installiert, bleibt von der Datei acrotray.exe verschont, die sich ansonsten permanent in den Arbeitsspeicher einnistet. Diese Adobe-Datei sendet permanent Daten an Adobe; außerdem kann sie immer wieder zu Laufzeitproblemen im Netzwerk führen.
Erzeugen Sie Ihre eigenen PDF-Dateien. Dadurch können Sie Ihren Papierverbrauch verringern und somit ganz nebenbei einen Teil zum Umweltschutz beitragen. Außerdem ist der PDF-Ausdruck optimal zur Archivierung geeignet. Wie das funktioniert?
Installieren Sie die Software des PDF-Druckers auf Ihren PC. Danach finden Sie bei der Auswahl Ihrer Drucker den neuen PDF-Drucker im System. Drucken Sie fortan Ihre Dokumente statt auf Ihren bisherigen Laser- oder Tintenstrahldrucker ab jetzt auf den neuen PDF-Drucker. Es wird eine PDF-Datei genau in dem Layout erzeugt, wie es ansonsten in Papierform aus Ihrem Drucker kommt. So haben Sie den Ausdruck gleich archivgerecht gespeichert und können ihn anschließend per Email versenden oder auch, falls nötig, auf den normalen Drucker ausgebeben.
Ein sehr guter PDF-Drucker ist PDF-Creator. Er funktioniert auf dem Stand-Alone-PC genau so gut wie im Netzwerk und auf Terminalservern. Inzwischen ist er --als werbefreie Version-- nicht mehr kostenlos erhältlich.
Beziehen Sie hier den PDF-Creator
Die Software ist lauffähig unter den aktuellen Windows-Versionen als 32-bit wie auch als 64-bit-Anwendung. Updates erfolgen regelmäßig.
Sie erhalten von uns oder anderen Partnern komprimierte Dateien im Format "ZIP", "ISO", "RAR" oder sonstigen Komprimierungsformaten, oder Sie wollen selbst Ihre Daten komprimieren? Dann hilft Ihnen wahrscheinlich die kostenlose Software 7-ZIP sehr gut und komfortabel dabei.
Daten zu sichern ist unbedingt notwendig.
Wer auch Server zu sichern hat und mehrere PCs, der findet zwar entsprechende Lösungen, wie etwa die Suites von Acronis oder Paragon, aber die sind z.T. so teuer, dass man sich den Kauf schon sehr genau überlegen muss. Auf der Suche nach einem guten, aber auch preiswerten System bin ich auf die Produkte von EaseUS gestoßen. Die Server-Backup-Software ist für unter € 200,00 zu haben. Wer einen Server mit Exchange- und SQL-Daten sichern muss, ist ab € 249,00 mit der "Advanced"-Lösung dabei, und wenn man lange genug im Internet stöbert, erhält man die Versionen sogar noch günstiger.
Die Software ist bedienerfreundlich und es funktionieren nicht nur die Sicherungen selbst, sondern auch die Datenwiederherstellung läuft reibungslos durch. Von meiner Seite aus verdient sich die Software sehr gute Noten.
Weitere Informationen unter
Die "Cloud" ist in aller Munde und die Cloud-Anbieter Telekom, Microsoft, 1&1, Strato u.s.w. werben mit freiem Speicher im Web um Ihre Gunst. Die Testhefte nennen jedoch nur die bekannten Dienste, wie etwa Dropbox, HiDrive, Teamdrive, Googledrive, Skydrive, Dumptruck oder Wuala. Warum nicht FileSync?
Eine schweizerische Softwarelösung, die nicht nur viel Speicher bietet, sondern auch die Möglichkeit, mehrere PCs automatisiert in der Cloud zu sichern. Im Gegensatz zu den bekannten Anbietern stehen aber nicht nur 5, 10 oder 50 GB zur Verfügung, sondern Speichergrößen bis zu mehreren Terabyte. Vergleicht man die Preise, stellt sich FileSync schnell als äußerst günstigster Cloudspeicher heraus. Testen Sie das Produkt durch klicken auf das nachfolgende Bild:
Wer ein Netzwerk betreibt wird wohl auch eine Funktionalität haben wollen, mit der Kalender, Notizen und Aufgaben verschiedener Nutzer untereinander synchronisiert werden können. Hierzu eignet sich optimal die Software "Microsoft-Exchange-Server", die die notwendigen Synchronisationsmechanismen zur Verfügung stellt. Allerdings ist diese Software nicht ganz einfach zu handhaben. Z.B. muss man spezielle Sicherungssoftware einsetzen, wenn man nicht riskieren will, dass die Daten nach der Sicherung nicht mehr rekonstruierbar sind. Stürzt der Exchange-Server einmal richtig ab, kann die Rekonstruktion extrem lange dauern. Und schließlich läuft diese Software nur optimal, wenn sie möglichst auf einem separaten Server installiert ist, der gewisse Leistungsanforderungen erfüllt. Die Software ist dann zwar sehr leistungsfähig, aber der Preis dafür ist auch entsprechend hoch.
Nicht jeder benötigt diese Leistungsfähigkeit und vor allem nicht diese vielen Features. Der "normale" Anwender möchte insbesondere die Synchronisationsfunktion und kann leicht darauf verzichten, das die Synchronisation ich Echtzeit funktioniert. Spielt es wirklich eine Rolle, ob z.B. die anderen Kalenderbenutzer den neuen Eintrag mit einer zeitlichen Verzögerung von ein paar Zehntel Sekunden sehen, oder eben in Echtzeit?
Eine interessante Alternative ist die Software CodeTwo Public Folders. Hier wird auf einen beliebigen PC im Netzwerk (kann auch der Fileserver sein) ein Servermodul installiert, und auf jedem Client wird ein Clientmodul installiert. Der Server fragt die Clients praktisch rundherum ab, ob sich irgendein Eintrag (z.B. im Kalender) geändert hat; gab es bei irgendeinem Client eine Änderung, wird diese Änderung sofort an alle weiteren Clients weiter gegeben. Das funktioniert so schnell, dass ein neu eingetragener Termin innerhalb einer Sekunde bei allen anderen Clients auch eingetragen ist. Je nach Installationsart kann der CodeTwo-Server so eingestellt werden, dass auch entfernte PCs und Smartphones via Internet angeschlossen werden können.
Damit deckt CodeTwo die wesentlichen Funktionen ab, die man ansonsten von einem Exchange-Server erwartet. Dazu ist die Datenhaltung einfacher gestrickt als beim Exchange-Server, denn im Grunde werden nur pst-Dateien eingesetzt, die wiederum leicht zu sichern sind. Zu guter letzt bietet das Programm eine Rechteverwaltung, mit der man grundlegende Rechte oder Beschränkungen zuweisen kann. Natürlich kann es sein, dass man hier und da einen Kompromiss eingehen muss, aber bei dem günstigen Preis ist man dazu wohl gerne bereit.